Een adviescommissie bestaat uit een (niet-stemhebbend) voorzitter en minimaal 3 leden. Leden van de adviescommissies zijn op opdrachtbasis voor het Mondriaan Fonds werkzaam. Zij worden door het bestuur van het Mondriaan Fonds benoemd en ontslagen. De benoemingsperiode wordt vastgesteld in de benoemingsbrief en het protocol. Het Mondriaan Fonds benoemt een voorzitter.
De adviescommissie adviseert op basis van de criteria over de inhoudelijke/kwalitatieve waarde van de voorliggende aanvragen in het licht van de regelingen en doelstellingen van het Mondriaan Fonds. De scores en daarmee de ranking wordt bepaald op basis van het gemiddelde van de individuele scores van de adviseurs. De voorzitter heeft geen stem in het beoordelingsproces.
De adviescommissie is objectief en onpartijdig in haar oordeel. Commissieleden worden geacht in hun oordeelsvorming over hun eigen voorkeuren heen te kijken. Uitgangspunt bij de beoordeling van alle aanvragen is een inclusief kwaliteitsbegrip waarbij rekening wordt gehouden met de context waarbinnen elke aanvraag is ingediend of uitgevoerd.
De informatie die aan de leden van de adviescommissie wordt overlegd, wordt door hen strikt vertrouwelijk behandeld. De beraadslaging ter vergadering is eveneens vertrouwelijk. Dat geldt vanzelfsprekend ook voor digitale documentatie van aanvragers, deze mogen niet met derden worden gedeeld. De commissie spreekt, hoewel een advies niet unaniem tot stand hoeft te komen, altijd met één mond. Derhalve onthouden adviseurs zich van het geven van informatie aan aanvragers of derden over de inhoud van het besprokene en verwijzen zij voor informatie door naar het Mondriaan Fonds.
Wanneer een adviseur zelf een aanvraag heeft ingediend of de organisatie waarvoor de adviseur werkt of wanneer de adviseur privé of zakelijk betrokken is bij een aanvraag van anderen, kan een adviseur niet deelnemen aan de betreffende adviesvergadering. De adviseur wordt hiervoor dan niet uitgenodigd of de uitnodiging wordt alsnog ingetrokken. Een adviseur kan zich ook niet tijdens de behandeling van één of meer aanvragen tijdelijk uit de vergadering terugtrekken. Is er sprake van betrokkenheid bij een aanvraag, dan dient de adviseur het Mondriaan Fonds hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen. Daarnaast mogen adviseurs gedurende de benoemingsperiode geen aanbevelingsbrieven op persoonlijke titel schrijven voor potentiële aanvragers van het Mondriaan Fonds.
De adviescommissie komt samen op uitnodiging van het Mondriaan Fonds. De vergaderingen vinden plaats ten kantore van het Mondriaan Fonds. De leden van de adviescommissie dienen de aanvragen van tevoren goed gelezen te hebben en, indien van toepassing, het bijbehorende documentatiemateriaal te hebben bekeken. Financiële aspecten blijven normaliter buiten de beoordeling. Het Mondriaan Fonds kan, indien het dat wenselijk acht, de commissie verzoeken haar oordeel te geven over deze aspecten van een aanvraag. Een medewerker van het Mondriaan Fonds is secretaris van de commissie en is in die functie verantwoordelijk voor de inhoudelijke voorbereiding en de verslaglegging van de vergaderingen. De commissie vergadert aan de hand van beoordelingscriteria en analyses die door het Mondriaan Fonds zijn opgesteld. Deze analyses binden de adviescommissie niet. De secretaris bewaakt het beoordelingsproces, in overleg met de voorzitter.
Versie december 2022