In het online aanvraagsysteem van het Mondriaan Fonds kan per organisatie één accounthouder geregistreerd worden. De accounthouder beheert het account namens de organisatie en ondertekent automatisch de aanvragen die worden ingediend.
Voordat een account wordt uitgegeven aan een organisatie, worden er 2 zaken geverifieerd:
- Dat de organisatie een rechtspersoon is, oftewel ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel.
- Dat de beoogde accounthouder bevoegd is om de organisatie te vertegenwoordigen, en namens de organisatie aanvragen bij ons in te dienen en te ondertekenen.
De rechtspersoon en de bevoegdheid van de accounthouder worden vastgesteld aan de hand van een recent uittreksel van de Kamer van Koophandel, waarvan een kopie geüpload moet worden bij de accountaanvraag. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan 12 maanden.
Als volgens het uittreksel van de Kamer van Koophandel de bestuurder van de organisatie een andere organisatie is, bijvoorbeeld een BV, dan is ook een uittreksel van de Kamer van Koophandel van die organisatie nodig om te verifiëren of de accounthouder tekenbevoegd is.
Bepalen tekenbevoegdheid en noodzaak machtiging
De tekenbevoegdheid wordt vastgesteld aan de hand van het uittreksel van de Kamer van Koophandel. Het is namelijk een vereiste dat de accounthouder die namens de organisatie handelt, formeel tekenbevoegd is. Iemand die niet als bevoegde op het uittreksel van de Kamer van Koophandel staat, kan ook accounthouder worden via een machtiging.
Hieronder lees je meer over de verschillende vormen van bevoegdheid en in welke gevallen een machtiging nodig is.
Geen machtiging nodig:
Volledige tekenbevoegdheid
Als je op het uittreksel Kamer van Koophandel als onbeperkt bevoegd, zelfstandig bevoegd, of gevolmachtigde wordt vermeld, ben je tekenbevoegd is er geen machtiging nodig.
Machtiging nodig:
Gezamenlijk bevoegd
Als je gezamenlijk bevoegd bent, is een machtiging nodig van de overige bevoegden op het uittreksel waarin zij verklaren dat jij namens de organisatie tekenbevoegd bent. Deze machtiging moet door alle gezamenlijk bevoegden ondertekend te worden.
In het geval in de statuten is opgenomen dat een deel van de bestuurders de organisatie ook mag vertegenwoordigen – vaak 2 gezamenlijk handelende bestuurders – dan hoeven alleen (die) 2 bestuurders de machtiging te ondertekenen. Wel hebben we in dat geval ook een kopie van de statuten nodig om die vertegenwoordiging te verifiëren.
Beperkte tekenbevoegdheid
Ben je bevoegd tot aan een maximumbedrag dan hebben we een machtiging nodig van je bestuur, waarin verklaard wordt dat de financiële beperking niet geldt voor aanvragen bij het Mondriaan Fonds.
Niet bevoegd volgens het uittreksel Kamer van Koophandel
Als je volgens het uittreksel van de Kamer van Koophandel zelf niet bevoegd bent, kan het bestuur, of een functionaris die op het uittreksel als gevolmachtigde of zelfstandig bevoegd staat vermeld, jou machtigen om namens de organisatie aanvragen en eindverantwoordingen bij het Mondriaan Fonds in te dienen.
Overige situaties:
Gemeenten en gemeentelijke instellingen
Als gemeente, of gemeentelijke instelling ben je ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Als je niet als tekenbevoegd functionaris op het uittreksel wordt vermeld, dan hebben wij een document nodig waarmee wij je bevoegdheid kunnen verifiëren. Dit kan bijvoorbeeld een mandaatregister of aanstellingsbesluit zijn. In geval in het document alleen de bevoegdheden van je functie worden beschreven, hebben we een verificatie nodig dat je deze functie bekleedt.
Kerkelijke organisaties
Alleen de landelijke koepels van kerkelijke organisaties zijn verplicht ingeschreven te zijn bij de Kamer van Koophandel. Kerkelijke gemeenten, parochies en andere kerkelijke organisaties die vallen onder de landelijke koepel, zijn niet verplicht zich apart in te schrijven.
Als jouw kerkelijke organisatie niet is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, kun je de landelijke koepel vragen een verklaring rechtspersoonlijkheid op te stellen. Hierin verklaart de koepel dat jouw organisatie een rechtspersoon is die onder de landelijke koepel valt, en welke personen namens de organisatie bevoegd zijn om te tekenen. Upload deze verklaring bij de accountaanvraag, samen met een uittreksel van de Kamer van Koophandel van de koepelorganisatie.
Machtigingsformulier
Om het proces rondom de machtiging en tekenbevoegdheid te vereenvoudigen, heeft het Mondriaan Fonds een standaardformulier gemaakt waarmee de machtiging kan worden verstrekt. Zie het machtigingsformulier hier.
Als je een eigen machtigingsdocument gebruikt, willen wij je erop wijzen dat de machtigingstekst een algemene machtiging verleent voor het aanvragen bij het Mondriaan Fonds. Een machtiging die alleen geldt voor een specifiek project, of een specifieke aanvraag is niet voldoende. Met een account bij het Mondriaan Fonds kun je namelijk over een langere periode meerdere aanvragen indienen, binnen verschillende regelingen.
Vragen
Mocht je vragen hebben over het aanvragen van een account, dan kun je contact opnemen met onze helpdesk via urycqrfx@zbaqevnnasbaqf.ay, of 020 5231 523.