In het online aanvraagsysteem van het Mondriaan Fonds kan per organisatie één accounthouder geregistreerd worden. De accounthouder beheert het account namens de organisatie en ondertekent automatisch de aanvragen die worden ingediend.
Voordat een account wordt uitgegeven aan een organisatie, worden er 2 zaken geverifieerd:
- Dat de organisatie een rechtspersoon is.
- Dat de beoogde accounthouder formeel gemachtigd is om de organisatie te vertegenwoordigen en namens de organisatie aanvragen en eindverantwoordingen te ondertekenen en indienen.
Voor organisaties in Nederland kunnen we beide punten verifiëren aan de hand van een uittreksel van de Kamer van Koophandel (KvK). In Nederland is elke organisatie verplicht zich bij de KvK in te schrijven, meestal met vermelding van de bevoegde bestuursleden of directeur(en). In veel andere landen bestaat deze inschrijvingsplicht niet. In dat geval hebben we andere officiële documenten nodig om zowel de juridische status van de organisatie als de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de accounthouder aan te tonen.
Ad 1 Bewijs dat de organisatie een rechtspersoon is
We hebben een scan of foto nodig van een officieel document dat aantoont dat de organisatie een rechtspersoon is. Dit kan bijvoorbeeld een uittreksel zijn van de Kamer van Koophandel, of een ander landelijk, provinciaal of gemeentelijk register, bijvoorbeeld een register voor non-profit organisaties. Ook met correspondentie van de belastingdienst over de fiscale status van de organisatie kan bijvoorbeeld aangetoond worden dat de organisatie een rechtspersoon is.
Ad 2 Bewijs dat de beoogd accounthouder de organisatie mag vertegenwoordigen
De accounthouder ondertekent de aanvragen in ons aanvraagsysteem voordat deze worden ingediend. Daarom moeten wij zeker weten dat de accounthouder daartoe gemachtigd is door de organisatie. Als de beoogd accounthouder al als vertegenwoordiger, bevoegde of directeur wordt vermeld op het document dat de juridische status van de organisatie aantoont – bijvoorbeeld als bevoegd bestuurder op een uittreksel van de Kamer van Koophandel of een ander officieel register – dan zijn geen aanvullende documenten nodig.
Als je niet als bevoegde vertegenwoordiger wordt vermeld op het document dat de juridische status van de organisatie aantoont, hebben we aanvullende documentatie nodig waaruit blijkt dat je de organisatie mag vertegenwoordigen. Wanneer de accounthouder bijvoorbeeld als directeur wordt genoemd op de website van de organisatie, kan hiervan een screenshot worden aangeleverd.
Machtigingsformulier
Heb je als beoogd accounthouder niet formeel deze bevoegdheid, maar wil het bestuur of de directeur dat je accounthouder wordt? Dan kan het bestuur of de directeur dit bevestigen door een korte verklaring te ondertekenen. Met deze door de directeur ondertekende verklaring kun je namens de organisatie optreden als accounthouder en de aanvragen ondertekenen en indienen.
Om het proces rondom de machtiging en tekenbevoegdheid te vereenvoudigen, heeft het Mondriaan Fonds een standaardformulier gemaakt waarmee de machtiging kan worden verstrekt. Zie het machtigingsformulier hier.
Je kunt de ondertekende verklaring in het aanvraagformulier voor het account uploaden.
Vragen
Mocht je vragen hebben over het aanvragen van een account, dan kun je contact opnemen met onze helpdesk via urycqrfx@zbaqevnnasbaqf.ay, of 020 5231 523.