Het Mondriaan Fonds is het publieke stimuleringsfonds voor beeldende kunst en erfgoed in Nederland en het Caribisch deel van het Koninkrijk. Namens het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) verstrekken we subsidies en investeren we in honderden activiteiten, projecten en programma’s. We ondersteunen kunstenaars, curatoren en organisaties zoals musea, erfgoedinstellingen, kunstpodia, archieven en galeries bij het realiseren van hun plannen. Daarmee stimuleren we ontwikkeling en vernieuwing, zoeken we actief naar de verbinding met het publiek en alle regio’s van het Koninkrijk, en dragen we bij aan een stevige, representatieve en toekomstbestendige sector.
Daarnaast is het Mondriaan Fonds verantwoordelijk voor de Nederlandse inzending van de Biënnale van Venetië, organiseren we de Prix de Rome, de talent-tentoonstelling Prospects tijdens Art Rotterdam en zorgen we voor internationale uitwisseling in de vorm van georganiseerde reizen en een actief bezoekersprogramma. Ook stimuleren we het doen van onderzoek en het schrijven van essays.
Voor de behandeling van subsidieaanvragen en de organisatie van activiteiten ten behoeve van onze doelstelling, verwerkt het Mondriaan Fonds persoonsgegevens. Iedereen van wie het fonds persoonsgegevens verwerkt, kan erop vertrouwen dat zorgvuldig met deze persoonsgegevens wordt omgegaan. Of je nu een aanvrager, een geïnteresseerde volger, een relatie of bezoeker van de website bent. Jouw persoonlijke gegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd.
Het Mondriaan Fonds voldoet aan de nationale en Europese privacywet- en regelgeving. In deze privacyverklaring informeren wij je over hoe wij omgaan met je persoonsgegevens. Voor meer informatie over de regelgeving zie ook de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens aan de hand waarvan jij herkenbaar bent, bijvoorbeeld hoe je heet, waar je woont of hoe je eruit ziet. Denk bijvoorbeeld aan je naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum maar ook een IP-adres.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?
De Stichting Mondriaan Fonds, stimuleringsfonds voor beeldende kunst en cultureel erfgoed, statutair gevestigd aan de Brouwersgracht 276, 1013 HG te Amsterdam, is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?
Dit zijn de gegevens die wij van je vragen, ontvangen of die je zelf kunt toevoegen als je dat wilt:
- Subsidieaanvragen en subsidiedossiers: wanneer een subsidie wordt aangevraagd of wanneer iemand bij een aanvraag is betrokken, verwerkt het fonds persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het ontvangen, beoordelen, behandelen en afronden van de aanvraag. Het gaat onder meer om naam‑ en contactgegevens, geboortedatum of geboortejaar, (zo nodig) nationaliteit, bankrekeningnummer, beroeps‑ en opleidingsgegevens, gegevens over jouw rol of functie binnen het project, gegevens uit een uittreksel van de Kamer van Koophandel (bij rechtspersonen), en informatie die is opgenomen in bijlagen zoals cv’s, projectdocumentatie, begrotingen en inhoudelijke toelichtingen. Ook worden gegevens verwerkt over de status en beoordeling van de aanvraag. In specifieke gevallen kan het noodzakelijk zijn dat het fonds een burgerservicenummer (BSN) verwerkt. Dit gebeurt uitsluitend wanneer en voor zover daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.
- Bezwaar, beroep en formele verzoeken: wanneer bezwaar of (hoger) beroep wordt ingesteld tegen een beschikking of wanneer een formeel verzoek wordt ingediend (bijvoorbeeld op grond van de AVG of de Wet open overheid), verwerkt het fonds persoonsgegevens die nodig zijn om dat verzoek te behandelen. Het gaat bijvoorbeeld om naam‑ en contactgegevens, dossierinformatie, de inhoud van het bezwaar‑ of beroepschrift en relevante correspondentie.
- Adviseurs en commissies: Voor de selectie, registratie en inzet van adviseurs en commissieleden verwerkt het fonds persoonsgegevens zoals naam‑ en contactgegevens, (zo nodig) geboortedatum en nationaliteit, cv, expertise of specialisme, een korte biografie en gegevens die noodzakelijk zijn om belangenverstrengeling te voorkomen.
- Communicatie en contact: Wanneer je contact met ons opneemt, verwerken wij de persoonsgegevens die je met ons deelt, zoals naam, e‑mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je bericht en eventuele bijlagen. Deze gegevens gebruiken wij om je vraag te beantwoorden en onze werkzaamheden uit te voeren.
- Onderzoek en evaluatie: Het fonds kan onderzoek uitvoeren of laten uitvoeren om subsidieregelingen en werkprocessen te evalueren en verbeteren. Dit onderzoek vindt plaats in het kader van de publieke taak van het fonds. Waar mogelijk worden gegevens geanonimiseerd of gepseudonimiseerd verwerkt.
- Financiële administratie: Voor de financiële afwikkeling van subsidies, vergoedingen en declaraties verwerkt het fonds persoonsgegevens zoals naam, (zakelijke) contactgegevens, bankrekeningnummer, factuur‑ en declaratiedata en – waar wettelijk vereist – fiscale gegevens.
- Website en publicaties: Bij een bezoek aan de website kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals IP‑adres, apparaatgegevens en browserinformatie. Je kunt daar hier meer over lezen. Daarnaast kan het fonds in het kader van wettelijke transparantie‑ en verantwoordingsverplichtingen gegevens publiceren over gesubsidieerde projecten, zoals de naam van de aanvrager of instelling, de titel van het project, het websiteadres van de instelling en – indien van toepassing – een publiekssamenvatting of korte biografie. Ook kunnen korte biografieën van adviseurs worden gepubliceerd.
- Sollicitaties: Bij sollicitaties verwerkt het fonds persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de werving‑ en selectieprocedure, zoals naam, contactgegevens, cv, motivatie en overige informatie die door de sollicitant wordt verstrekt.
Op grond waarvan mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken?
Het Mondriaan Fonds verwerkt uitsluitend persoonsgegevens wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Taak van algemeen belang / uitoefening van openbaar gezag
De belangrijkste grondslag voor de verwerkingen door het Mondriaan Fonds is dat de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of ter uitoefening van openbaar gezag, zoals bedoeld in artikel 6 lid 1 onder e AVG.
Het Mondriaan Fonds is op grond van de Wet op het specifiek cultuurbeleid en het Algemeen Reglement Mondriaan Fonds belast met het verstrekken van subsidies op het gebied van beeldende kunst en erfgoed. In het kader van deze wettelijke taak verwerkt het fonds persoonsgegevens die nodig zijn voor het ontvangen, beoordelen en afhandelen van subsidieaanvragen, het nemen van beschikkingen over toekenning of afwijzing van subsidies, het uitbetalen en verantwoorden van subsidies, het behandelen van bezwaar- en beroepsprocedures, het voldoen aan de verantwoordings- en archiefverplichtingen en het nakomen van transparantieverplichtingen, bijvoorbeeld op grond van de Wet Open Overheid. Voor deze verwerkingen is geen toestemming vereist. De verwerking vloeit rechtstreeks voort uit de wettelijke taak van het fonds en is noodzakelijk om die taak op een zorgvuldige en rechtmatige wijze te kunnen uitvoeren.
Wettelijke verplichting
In sommige gevallen verwerkt het Mondriaan Fonds persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting in de zin van artikel 6 lid 1 onder c AVG. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij verplichtingen op grond van fiscale wetgeving, socialezekerheidswetgeving of de Archiefwet. Indien het BSN wordt verwerkt, gebeurt dit uitsluitend als daarvoor een grondslag bestaat conform de Wabb.
Toestemming
Het Mondriaan Fonds verwerkt persoonsgegevens op basis van toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG) alleen in situaties die geen verband houden met de uitvoering van de wettelijke subsidietaak. Dit betreft bijvoorbeeld het versturen van de digitale nieuwsbrief. In deze gevallen kan de betrokkene de gegeven toestemming ten alle tijden weer intrekken.
Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
Het Mondriaan Fonds bewaart de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Daarbij sluiten de bewaartermijnen aan bij het verwerkingsregister, de Selectielijst en de Archiefwet.
Persoonsgegevens die onderdeel uitmaken van subsidieaanvragen worden bewaard overeenkomstig de Selectielijst. Aanvraagdossiers die betrekking hebben op de inhoudelijke beoordeling van subsidieaanvragen worden blijvend bewaard, omdat deze dossiers onderdeel vormen van de uitvoering van de publieke taak van het fonds en bestemd zijn voor archivering in het algemeen belang. Dit geldt zowel voor toegekende als voor afgewezen aanvragen. Gegevens die betrekking hebben op de administratieve afhandeling van subsidieaanvragen, zoals eindverantwoordingen en stukken in het kader van bezwaar- en beroepsprocedures, worden 10 jaar na afsluiting van het dossier bewaard. Na afloop van deze termijn worden deze vernietigd.
Persoonsgegevens die deel uitmaken van financiële administratie, zoals betaalgegevens, facturen en declaraties, worden zeven (7) jaar bewaard conform fiscale wet- en regelgeving.
Informatie gerelateerd aan de behandeling van AVG-verzoeken wordt maximaal 5 jaar na afwikkeling daarvan bewaard. Voor documentatie betreffende WOO-verzoeken is deze termijn 10 jaar.
Persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees worden bewaard zolang iemand zich heeft aangemeld voor de nieuwsbrief. Na uitschrijving hiervan (opt-out) worden de gegevens vernietigd.
Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden als daarvoor een wettelijke grondslag bestaat, wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze publieke taak of wanneer we jouw expliciete toestemming hebben. Daarbij worden uitsluitend de persoonsgegevens verstrekt die voor het betreffende doel noodzakelijk zijn.
Bij de uitvoering van onze werkzaamheden zijn verschillende partijen betrokken die een rol kunnen spelen bij de verwerking van persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan een andere overheidsinstantie, de Belastingdienst, een toezichthouder of een samenwerkingspartner. Afhankelijk van de situatie treden deze partijen op als verwerker of als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke. Indien een partij persoonsgegevens namens het fonds verwerkt en daarbij optreedt als verwerker, sluit het fonds een verwerkersovereenkomst af waarin is vastgelegd welke persoonsgegevens voor welk doel mogen worden verwerkt. Voor de personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt (de “betrokkenen”) geldt dat het fonds altijd het aanspreekpunt is als het gaat om de verwerking van persoonsgegevens.
Wat doen wij aan de beveiliging van jouw persoonsgegevens?
Wij maken gebruik van systemen en standaarden om je persoonsgegevens te beschermen. Deze systemen en standaarden passen wij regelmatig aan om te voldoen aan nieuwe regelgeving en ontwikkelingen in de markt. Naast technische beveiligingsmaatregelen zoals het versleutelen van persoonsgegevens en toegangscontroles op computersystemen, hebben medewerkers een geheimhoudingsplicht en wordt toegang tot persoonsgegevens alleen gegeven aan medewerkers die daartoe bevoegd zijn. Bij het bepalen van de maatregelen wordt steeds gekeken naar de huidige stand van de techniek en wordt de beveiliging daarop aangepast. We verwerken je persoonsgegevens daarbij zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer persoonsgegevens door leveranciers buiten de EER worden verwerkt, zorgt het Fonds ervoor dat passende waarborgen worden getroffen conform de AVG.
Wat doen wij in het geval van een datalek?
Wij beschikken over procedures voor het registreren en afhandelen van datalekken. Indien sprake is van een datalek dat waarschijnlijk een risico oplevert voor betrokkenen, meldt het fonds dit conform de wettelijke verplichtingen aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, indien nodig, aan de betrokkenen.
Wil je jouw persoonsgegevens inzien, overdragen, veranderen of verwijderen?
Je hebt als betrokkene de volgende rechten:
- het recht om informatie op te vragen over de verwerkingen van je persoonsgegevens;
- het recht om je persoonsgegevens over te laten dragen aan een andere partij (dataportabiliteit)
- het recht om je persoonsgegevens te wijzigen;
- het recht om je toestemming in te trekken, als de verwerking op toestemming is gebaseerd;
- het recht om je gegevens te laten verwijderen indien de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verkregen of wanneer je je toestemming intrekt. Het recht om gegevens te laten verwijderen heb je niet altijd; er kunnen uitzonderingen van toepassing zijn; en
- het recht op beperking van de verwerking.
Als je jouw persoonsgegevens wilt laten aanpassen of verwijderen, dan kan je hierom verzoeken per e-mail naar cevinpl@zbaqevnnasbaqf.ay. Om te voorkomen dat derden gegevens over je kunnen opvragen kan het zijn dat wij aanvullende informatie vragen om jouw identiteit vast te stellen. Indien hiervoor een kopie identiteitsbewijs nodig is, adviseren wij de KopieID-app te gebruiken om dit op een privacyvriendelijke manier te doen.
Wij zullen verzoeken in verband met deze rechten binnen één maand afwikkelen, maar hebben het recht om die termijn naar 2 maanden te verlengen. Wanneer we dat doen, zullen we dat op tijd aan je laten weten. Realiseer je dat een verzoek niet altijd kan worden toegestaan. Mochten we een reden hebben om niet aan je verzoek te (kunnen) voldoen, zullen we je daarover uiteraard informeren.
Bezwaar tegen de verwerking en klachten over de wijze van verwerking
Je hebt daarnaast het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens.
Als je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens, helpen we je graag verder. Je kunt ons per e-mail bereiken via cevinpl@zbaqevnnasbaqf.ay. Je klacht wordt dan opgepakt door onze Privacy Officer.
In het geval dat we het niet eens worden, kun je een klacht indienen bij onze Functionaris voor de Gegevensbescherming mevrouw mr. Els Doornhein (rqbbeaurva@qribf.ay) en/of bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens vind je daarover meer informatie.
Websites van derden
Deze privacyverklaring is van toepassing op deze website. Dus niet op websites, apps en/of (sociale) mediaplatforms van derden die naar onze website doorlinken of waarnaar wij op onze website verwijzen. Wij kunnen je niet garanderen dat deze andere websites, apps en/of platforms op een betrouwbare en veilige manier met jouw gegevens omgaan. We raden je daarom ook altijd aan om het daar toepasselijke privacybeleid goed door te nemen.
Functionaris Gegevensbescherming
Om de naleving van de verplichtingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming en het beleid van de Autoriteit Persoonsgegevens zoveel mogelijk te garanderen, is door het fonds een externe Functionaris voor Gegevensbescherming aangesteld: Els Doornhein van De Vos & Partners Advocaten, Van Miereveldstraat 13, 1071 DW Amsterdam.
Els Doornhein is te bereiken via: rqbbeaurva@qribf.ay.
Wijzigingen
We raden je aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen omdat wij deze van tijd tot tijd aanpassen. Zo blijf je steeds op de hoogte van de meest actuele stand van zaken over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens gebruiken en beschermen.
Suggesties
Wij vertrouwen erop je met voorgaande informatie meer inzicht gegeven te hebben hoe wij omgaan met jouw gegevens. Jouw suggesties om de zorgvuldigheid te verbeteren, ontvangen we graag via cevinpl@zbaqevnnasbaqf.ay.