Het Mondriaan Fonds vindt de betrokkenheid van vrijwilligers van groot belang voor het draagvlak en de betekenis van (im)materieel cultureel erfgoed en het ambacht. Vrijwilligers zijn vaak onmisbaar voor het voortbestaan van dit erfgoed en vormen een belangrijke schakel in het bewaren van kennis en het informeren van publiek. Op deze manier dragen vrijwilligers eraan bij dat erfgoed breed wordt gedragen in de maatschappij.
Verschillende erfgoedinstellingen groot en klein werken met vrijwilligers. Gedreven door een passie voor erfgoed vormen deze erfgoedvrijwilligers gemeenschappen die zich gezamenlijk inzetten voor het erfgoed dat hen aan het hart gaat. Tegelijkertijd lopen de motieven en ambities van vrijwilligers uiteen en zijn deze aan verandering onderhevig. Het is daarom belangrijk dat vraag naar en aanbod van vrijwilligers op een professionele en passende manier samen komt, zodat structurele samenwerkingen tussen erfgoedinstellingen onderling en met andere relevante organisaties kan worden gecreëerd.
Met deze Open Oproep draagt het Mondriaan Fonds bij aan plannen die de inzet en betrokkenheid van vrijwilligers bij het (im)materieel cultureel erfgoed bevorderen, waarbij zowel met de belangen van de organisatie als met die van de vrijwilligers rekening wordt gehouden. Het gaat om het professionaliseren van het vrijwilligersbeleid en het overdragen en verdiepen van (inhoudelijke)kennis, waarden en netwerken. Daarbij denken we aan plannen die op een voorbeeldstellende manier zeggenschap en betrokkenheid van vrijwilligers bij het (im)materiaal cultureel erfgoed vergroten.
Wie komt in aanmerking
Deze Open Oproep is bestemd voor erfgoedinstellingen en andere organisaties zonder winstoogmerk die met vrijwilligers (willen) werken en een bijdrage leveren aan het behoud, beheer of de presentatie van (im)materieel erfgoed. Het gaat om organisaties in Nederland en het Caribisch deel van het Koninkrijk die hun vrijwilligersbeleid willen professionaliseren, of een professioneel vrijwilligersbeleid willen gaan voeren.
Waarvoor?
Het plan sluit aan bij een of meerdere van onderstaande thema’s:
- Innovatieve ideeën om de zeggenschap en betrokkenheid van vrijwilligers bij het erfgoed te bevorderen;
- Het stimuleren van (zelfontplooiing of) professionalisering van de vrijwilligers en het vrijwilligersbeleid, bijvoorbeeld door afwisselende werkzaamheden aan te bieden, de gemeenschapszin te bevorderen of een uitwisselingsprogramma met andere instellingen;
- Onderzoeken op welke gebieden extra meerwaarde te halen valt uit de inzet van vrijwilligers;
- Kennisborging en -verdieping, zoals: actieve kennisoverdracht tussen verschillende generaties; actieve kennisdeling op collectieniveau; duurzame borging en verankering van kennis bijvoorbeeld vanuit gemeenschappen.
- De veranderende rol van vrijwilligers, bijvoorbeeld in de rol van community builder of ambassadeur;
- Het vergroten van de diversiteit binnen de vrijwilligerspoule bijvoorbeeld door het samenwerken met mbo-scholen en –leerlingen, mensen die re-integreren op de arbeidsmarkt of statushouders;
- De ontwikkeling van activiteiten en voorzieningen, ook digitaal, die vrijwilligersvraag en -aanbod bij elkaar brengen en het professionaliseren daarvan. Daarbij kan het gaan om structurele inzet van vrijwilligers, maar ook om bijvoorbeeld jongeren die zich, naar de ervaring leert, vaak eerder op incidentele basis inzetten;
- Activiteiten op het gebied van netwerken en publieksbereik;
- Investeringen, bijvoorbeeld in cursussen (zoals e-learning) voor vrijwilligers die zich bekwamen via erfgoedhuizen of de Erfgoed Academie, mits de resultaten duurzaam beschikbaar worden gesteld via het platform Erfgoedvrijwilliger.nl. Wanneer cursussen niet via deze organisaties kunnen worden aangeboden dient de aanvragende partij hiervan een reden op te geven.
Ook is het mogelijk om een haalbaarheidsonderzoek aan te vragen voor plannen die aansluiten bij één of meer van de bovengenoemde thema’s. In dit geval kan worden gedacht aan het inhuren van specifieke kennis, wat leidt tot een beter beleid op voornoemde thema’s.
De plannen moeten niet alleen het belang van de eigen instelling dienen, maar ook voorbeeldstellend zijn voor andere instellingen in het erfgoedveld.
Hoeveel?
Het Mondriaan Fonds kan bijdragen met een eenmalige investering. De totale projectbegroting bedraagt minimaal € 15.000 en mag geen vaste lasten bevatten. De bijdrage van het Mondriaan Fonds is maximaal 50% van de variabele projectkosten.
Voor een haalbaarheidsonderzoek is de bijdrage maximaal 70% van de variabele projectkosten, met een maximum bedrag van € 15.000.
Hoe en wanneer aanvragen
De deadline is op maandag 5 juni 2023 vóór 17:00u (CEST) / 11:00u (AST). Aanvragen kan via het online aanvraagsysteem van het Mondriaan Fonds. Hiervoor heb je een account nodig. Als je nog geen account hebt, dan kan je dat hier aanvragen. Houd rekening met een behandeltermijn van 3 maanden na het verstrijken van de deadline van de aanvraagronde. Een bijdrage kan niet met terugwerkende kracht worden toegekend.
Voorwaarden
Voor de Open Oproep Erfgoedvrijwilligers geldt naast de algemene voorwaarden:
- Deze bijdrage is bestemd voor erfgoedinstellingen en andere organisaties zonder winstoogmerk die met vrijwilligers (willen gaan) werken en een bijdrage leveren aan het behoud, beheer of de presentatie van (im)materieel erfgoed in Nederland en het Caribisch deel van het Koninkrijk (Aruba, Curaçao, Sint Maarten, Bonaire, Sint Eustatius en Saba).
- Aan activiteiten die al gefinancierd worden of zullen worden vanuit een andere regeling van het Mondriaan Fonds, dan wel op grond van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid of een andere voorziening gefinancierd uit publieke middelen, kan niet worden bijgedragen.
- Instellingen die worden gefinancierd vanuit de Erfgoedwet of de Basisinfrastructuur kunnen niet aanvragen.
- De maximale subsidieperiode is 12 maanden.
- Instellingen onderschrijven de Fair Practice Code (bekijk hier de animatie Fair Practice Code voor info en tips), de Governance Code Cultuur en de Code Diversiteit & Inclusie. (In de fair practice code staat over vrijwilligers: Er wordt, met inachtneming van het belang van flexibiliteit in de sector, scherp gekeken naar de verhouding onbetaalde en betaalde krachten, secundaire arbeidsvoorwaarden en gelijke behandeling. Een vrijwilligers- of stageplaats aanbieden vereist dan ook een heldere definitie van de functie, de arbeidsvoorwaarden en een passende vergoeding.)
Beoordeling
De ingezonden aanvragen met bijlagen worden door medewerkers van het Mondriaan Fonds gecheckt op volledigheid. Indien volledig en als aan alle formele voorwaarden wordt voldaan, worden de aanvragen voorgelegd aan een commissie die adviseert over het toekennen van een bijdrage Open Oproep Erfgoedvrijwilligers. Bij een positief advies kan de adviescommissie een aanbeveling doen over de hoogte van de toe te kennen financiële bijdrage en over de periode waarover deze verstrekt wordt. Vanwege beperkt budget kunnen we helaas niet altijd alle positieve adviezen honoreren. Het bestuur van het Mondriaan Fonds vraagt de adviescommissie in dat geval de positieve adviezen in volgorde van prioriteit te rangschikken. Dat betekent dat het kan gebeuren dat een aanvraag positief beoordeeld is, maar dat er toch geen bijdrage toegekend wordt.
De commissie oordeelt op basis van:
- Profielomschrijving van de organisatie
- Projectplan (of haalbaarheidsonderzoek)
- Begroting en dekkingsplan
- Indien van toepassing: toezeggingen van deelnemende organisaties
De adviescommissie weegt onderstaande criteria in onderlinge samenhang:
- De culturele en maatschappelijke context van het plan:
- In hoeverre onderscheidt de organisatie zich van andere erfgoedorganisaties die met vrijwilligers werken binnen dezelfde regio?
- Wat is het cultuurhistorische belang van het (im)materieel erfgoed dat de organisatie vertegenwoordigt?
- In welke mate wordt de betrokkenheid van vrijwilligers bij het erfgoedveld bevorderd?
- De meerwaarde van de plannen voor de organisatie, de vrijwilligers en het erfgoedveld:
- In hoeverre is het plan binnen het regionale en/of (inter)nationale erfgoedsector van belang?
- In welke mate draagt het plan bij aan de professionalisering van het vrijwilligersbeleid?
- In hoeverre is het plan voorbeeldstellend of op een andere manier bijzonder? Denk hierbij aan samenwerkingen, methodiek, zichtbaarheid, etc.
- In welke mate wordt de opgedane kennis op duurzame wijze binnen de erfgoedsector gedeeld?
- De urgentie van het plan:
- In hoeverre is de noodzakelijkheid en wenselijkheid van de in het plan beoogde inzet van vrijwilligers overtuigend gemotiveerd? (zie ook de uitleg over vrijwilligers in de Fair Practice Code).
De adviescommissie weegt de geografische spreiding evenals diversiteit van de totale groep te honoreren aanvragen in haar oordeel mee.
Checklist
Om je aanvraag te kunnen behandelen heeft het Mondriaan Fonds informatie nodig: gegevens die je in het aanvraagformulier kunt invullen plus documenten die je kunt uploaden. Hier vind je een checklist die de indeling volgt van het aanvraagformulier.
Tip: verzamel de informatie voordat je begint met invullen van het online aanvraagformulier. De bijlagen kun je als pdf uploaden. Let op: ga niet over het aantal pagina’s heen waar een maximum is aangegeven.
Checklist
Recent en actueel (maximaal 1 jaar oud) uittreksel register Kamer van Koophandel
Gegevens organisatie (max. 4 pagina’s)
Met een beknopte omschrijving van de activiteiten van de instelling in het afgelopen jaar, inclusief doelstellingen, doelgroepen, samenwerkingen, publieksbereik én (indien van toepassing) een toelichting op het huidige vrijwilligersbeleid.
Haalbaarheidsonderzoek (max. 10 pagina’s)
Noem de titel van het haalbaarheidsonderzoek, de aanvangsdatum, inhoud van het plan voor het haalbaarheidsonderzoek, eventuele samenwerkingen en de inhoudelijke motivatie. Als voor een haalbaarheidsonderzoek wordt aangevraagd, wordt niet het hieronder genoemde Plan geüpload en vice versa.
Plan (max. 20 pagina’s)
Noem de titel van het plan met een overzicht van te organiseren activiteiten, inhoudelijke motivering, planning, toelichting op de inhoudelijk verantwoordelijken en eventueel betrokken samenwerkingspartners. In het projectplan reflecteer je in ieder geval op de hierboven geformuleerde beoordelingscriteria.
Onderschrijving codes
Instellingen onderschrijven de Fair Practice Code (bekijk hier de animatie Fair Practice Code voor info en tips), de Governance Code Cultuur en de Code Diversiteit & Inclusie. In de Fair Practice Code staat over vrijwilligers: Er wordt, met inachtneming van het belang van flexibiliteit in de sector, scherp gekeken naar de verhouding onbetaalde en betaalde krachten, secundaire arbeidsvoorwaarden en gelijke behandeling. Een vrijwilligers- of stageplaats aanbieden vereist dan ook een heldere definitie van de functie, de arbeidsvoorwaarden en een passende vergoeding.
Gespecificeerde begroting met sluitend financieel dekkingsplan
Wij vragen de totale begroting en dekkingsplan in te dienen en niet slechts het deel waarvoor een bijdrage bij het Mondriaan Fonds wordt gevraagd. Kijk hier voor de toelichting op de begroting voor instellingen.
Indien van toepassing
Recent bankafschrift
We hebben het bankrekeningnummer nodig van de aanvragende instelling om het bedrag over te kunnen maken als de aanvraag wordt toegekend. Als de organisatie niet eerder een aanvraag bij het Mondriaan Fonds indiende of als het rekeningnummer sinds de vorige aanvraag is gewijzigd, upload dan een recent bankafschrift met daarop duidelijk de naam van de rekeninghouder en IBAN vermeld. Aanvragers die zijn gevestigd in het Caribisch deel van het Koninkrijk kunnen een bankafschrift of ander document van de bank aanleveren waarop naam rekeninghouder en bankrekeningnummer is vermeld.
Toestemmingsverklaringen van uitgenodigde of deelnemende organisaties
Betreft je aanvraag een project of programma waarbinnen inhoudelijk samengewerkt wordt met één of meerdere andere organisaties? Upload de ondertekende toestemmingsverklaringen van uitnodigende of deelnemende organisaties voor het indienen van deze aanvraag. Voeg alle brieven samen in 1 pdf.
Bevestigingsbrieven van bijdragen van derden
Upload zoveel mogelijk bevestigingsbrieven van financiële bijdragen van derden.
Voeg alle meerdere brieven samen in één pdf-bestand 1 pdf.
Offertes
Voor alle posten boven de € 1.000 dien je een offerte mee te sturen. Indien alle aangevraagde posten/bedragen op de begroting lager zijn dan € 1.000,-, upload dan de offertes van de meest cruciale posten in de begroting. Voeg alle meerdere offertes samen in 1 pdf.
