Wie komt in aanmerking?
Deze open oproep is bedoeld voor musea, archieven en andere collectiebeherende erfgoedinstellingen met een publieksfunctie in Nederland en het Caribisch deel van het Koninkrijk (Aruba, Bonaire, Curaçao, Saba, Sint Eustatius en Sint Maarten).
Het Mondriaan Fonds wil met deze open oproep bijdragen aan het digitaliseren van collecties of het verbeteren van de datakwaliteit van digitale erfgoedcollecties; voor instellingen bij wie dit nog niet of in mindere mate mogelijk was.
Waarvoor?
Binnen de erfgoedsector is de behoefte om collecties toegankelijker te maken groot, ook al zijn er meerdere trajecten geweest gericht op verdere digitalisering, zoals het ontsluiten van collecties met linked (open) data. Digitale innovatie is van belang, maar deze kan pas plaatsvinden als objecten voldoende digitaal beschikbaar zijn. Veel collecties moeten nog gescand, gefotografeerd en beschreven worden en dat is uiteindelijk niet zozeer digitale innovatie, maar vooral handwerk om de vele objecten digitaal te kunnen inzetten.
Een bijdrage kan worden aangevraagd voor:
- Een plan voor het digitaliseren van collectie(s) of het verbeteren van de kwaliteit van digitale erfgoedcollectie(s) om zo een goede basis te leggen voor het gebruiken en beleven van digitaal erfgoed en het vertellen van nieuwe verhalen. Het resultaat moet een duurzaam karakter hebben en bijdragen aan een sterkere, bruikbare digitale infrastructuur.
- Een ontwikkelbijdrage gericht op het opstellen van een plan voor het digitaliseren van collectie(s) en/of het verbeteren van de datakwaliteit van digitale erfgoedcollectie(s).
Aanvragers kunnen gebruik maken van de tools en kennis die beschikbaar zijn binnen het Netwerk Digitaal Erfgoed. Lees hier meer over de achtergrond Nationale Strategie Digitaal Erfgoed.
Een aanvraag voor een bijdrage Digitalisering Erfgoed kan worden gecombineerd met een bijdrage Voucher Co-creatie, Medewerkers Erfgoed Cariben, Erfgoed Innovatie, Kunst Erfgoed Presentatie en Kunst Opdracht.
Hoeveel?
Bij een plan wordt de hoogte van de bijdrage per aanvraag vastgesteld en is maximaal 70% van de variabele projectkosten.
De maximale bijdrage voor een ontwikkelbijdrage is € 15.000.
Het beschikbare budget voor de open oproep Digitalisering Erfgoed is € 800.000.
De aanvraag kan in het Nederlands of Engels ingediend worden.
Hoe en wanneer aanvragen?
Aanvragen voor een bijdrage Digitalisering Erfgoed kan via het online aanvraagsysteem van het Mondriaan Fonds. De deadline voor het indienen van een aanvraag is 3 oktober 2024, vóór 16.00 uur (tijdzone Nederland) / 10.00 uur (tijdzone Caribisch gebied). Op de website kun je een account aanvragen. Deze heb je nodig om een aanvraag in te dienen. Dat geldt alleen als je nog geen account hebt. Aanvragers moeten rekening houden met een behandeltermijn van 3 maanden na de deadline van de aanvraagronde. Een bijdrage kan niet met terugwerkende kracht worden toegekend.
Achtergrondinformatie Nationale Strategie Digitaal Erfgoed
In Nederland zijn er collectieve afspraken gemaakt over het digitaal toegankelijk maken van erfgoedcollecties. Dit gebeurt volgens de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed met als doel bij te dragen aan het netwerk van verbonden erfgoed. Aanvragers kunnen gebruikmaken van de tools en kennis die beschikbaar zijn binnen het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE). Ondersteuning wordt geboden door de provinciale digitaal-erfgoed-coaches en via de NDE-datawerkplaatsen. Onderdeel van het NDE-compatibel werken is het formuleren van een informatieplan. Met een informatieplan inventariseer, onderzoek en maak je plannen om je digitale collectie duurzaam te bewaren en nog beter te presenteren aan het publiek. Een informatieplan is gekoppeld aan de missie en visie van de organisatie en zorgt voor samenhang tussen het organisatiebeleid en de digitale infrastructuur. Ook in het Caribisch deel van het Koninkrijk zijn er organisaties met de ambitie om aan te sluiten op deze collectieve afspraken.
Informatie over NDE-compatibel werken is hier te vinden. Vragen hierover kunnen gesteld worden via vasb@argjrexqvtvgnnyrestbrq.ay.
Voorwaarden
- Een bijdrage kan worden aangevraagd door musea, archieven en andere collectiebeherende erfgoedinstellingen met een publieksfunctie, in Nederland en het Caribisch deel van het Koninkrijk.
- Een bijdrage kan niet worden aangevraagd voor vaste lasten of voor reguliere exploitatie.
- Instellingen voor kunstvakonderwijs en postacademische instellingen kunnen niet aanvragen, evenmin als commerciële instellingen die overwegend op verkoop zijn gericht.
- Sectorale knooppunten Nieuwe Instituut, Koninklijke Bibliotheek, KNAW Humanities Cluster, Nationaal Archief, Beeld & Geluid en Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed kunnen niet aanvragen.
- Aanvragers in Nederland hebben of ontwikkelen beleid dat aansluit op de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed, zoals vastgelegd door het ministerie van OCW en uitgevoerd in het Netwerk Digitaal Erfgoed. Dit beleid wordt geformuleerd in een informatieplan dat voorafgaand aan of tijdens de uitvoering van het project wordt ontwikkeld. Het informatieplan wordt ingediend bij de aanvraag of eindverantwoording. De aanvrager ondertekent bij de start van de uitvoering van het project het Manifest van het NDE (of heeft dit al gedaan). Er kan ook een aanvraag worden ingediend voor plannen waarbij de (verdere) afstemming met Netwerk Digitaal Erfgoed na de deadline plaatsvindt; in dat geval is het van belang deze ambitie en planning te omschrijven in de aanvraag. Voor aanvragers in het Caribisch deel van het Koninkrijk is het aansluiten bij de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed optioneel. Indien een aanvraag aansluit bij de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed, geeft een instelling in het plan aan bij welke aspecten van de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed het plan aansluit. Indien een instelling nog wil afstemmen of onderzoeken op welke manier de instelling wil digitaliseren en/of de datakwaliteit van digitale erfgoedcollectie wil verbeteren in aansluiting bij de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed, kunnen deze plannen omschreven worden in de aanvraag.
- De maximale bijdrage voor ontwikkelbijdragen is € 15.000.
- Culturele instellingen onderschrijven de Fair Practice Code (bekijk hier de animatie Fair Practice Code voor info en tips), de Governance Code Cultuur en de Code Diversiteit & Inclusie. Toepassing van de Fair Practice Code betekent automatisch dat de instelling de richtlijn kunstenaarshonoraria in de praktijk brengt.
Beoordeling
De ingezonden aanvraag met bijlagen wordt door medewerkers van het Mondriaan Fonds gecheckt op volledigheid en getoetst aan de formele voorwaarden.
Netwerk Digitaal Erfgoed toetst bij instellingen in Nederland of de aanvraag NDE-compatibel is opgesteld, of deze ambitie bevat; en hiermee aan deze formele voorwaarde voldoet. Voor aanvragers in het Caribisch deel van het Koninkrijk is het aansluiten bij de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed geen formele voorwaarde; aanvragen uit het Caribisch deel van het Koninkrijk worden aan de commissie voorgelegd ongeacht of zij NDE-compatibel zijn opgesteld of deze ambitie hebben.
Aanvragen die volledig zijn en aan de voorwaarden voldoen, worden voorgelegd aan een adviescommissie die adviseert over het toekennen van een bijdrage Digitalisering Erfgoed. Een bijdrage Digitalisering Erfgoed kan alleen worden toegekend als de commissie positief adviseert. Bij een positief advies kan de adviescommissie een aanbeveling doen over de hoogte van de toe te kennen financiële bijdrage en over de periode waarover deze verstrekt wordt.
Vanwege beperkt budget kunnen we helaas niet altijd alle positieve adviezen honoreren. Het bestuur van het Mondriaan Fonds vraagt de adviescommissie in dat geval de positieve adviezen onderling tegen elkaar af te wegen en in volgorde van prioriteit te rangschikken. Dat betekent dat het kan gebeuren dat een aanvraag positief beoordeeld is, maar er toch geen bijdrage toegekend wordt.
De adviescommissie beoordeelt de aanvraag op basis van:
- Plan met een inhoudelijke motivering, inclusief toelichting op:
- het duurzame karakter;
- de wijze waarop het bijdraagt (of ambieert bij te dragen) aan een sterkere, bruikbare digitale infrastructuur;
- de wijze waarop het de basis legt voor een grotere digitale zichtbaarheid van de collectie;
- het belang binnen de regionale en/of (inter)nationale context;
- de wijze waarop het plan de digitale erfgoedcollectie verbetert ten opzichte van de huidige situatie;
- de wijze waarop instellingen uit Nederland NDE-compatibel werken of deze ambitie behelzen (bij aanvragen uit het Caribisch deel van het Koninkrijk is dit aspect optioneel);
- eventuele samenwerkingsverbanden.
- Begroting met offertes en dekkingsplan.
- Indien van toepassing: een informatieplan en toezeggingen van deelnemende partijen.
- Een feitelijke beschrijving van de organisatie en collectie, inclusief de visie en missie en een overzicht van activiteiten in de afgelopen 3 jaar.
De adviescommissie weegt de volgende criteria:
- Belang van de instelling en collectie
- Heeft de organisatie een heldere visie en missie?
- Is het van belang dat de collectie van deze instelling wordt gedigitaliseerd, ook gelet op de regionale en/of nationale context van deze collectie?*
- Kwaliteit plan*
- In hoeverre heeft het plan een duurzaam karakter en draagt het bij aan een sterkere, bruikbare digitale infrastructuur; of bevat het hiervoor de ambitie?
- In hoeverre draagt het plan bij aan de basis voor een grotere digitale zichtbaarheid van de collectie?
- Is het plan binnen de regionale en/of (inter)nationale context van belang? Denk hierbij aan samenwerkingen, de plek waar het plaatsvindt, regionale spreiding etc.*
- Effect op digitale erfgoedcollectie*
- In hoeverre biedt het plan de mogelijkheid om de digitale erfgoedcollectie te verbeteren ten opzichte van de huidige situatie?
- Allianties met andere partijen
- Gaat de aanvrager verbindingen aan met andere partijen die de betekenis van het project versterken? Bijvoorbeeld op het gebied van draagvlakvergroting, regionale samenwerking, of het bereiken van een nieuw publiek.
- Is de samenwerking van meerwaarde voor het plan?
*Let op: dit criterium weegt zwaarder, dit is namelijk een aandachtspunt binnen deze open oproep.
Checklist
Om je aanvraag te kunnen behandelen, heeft het Mondriaan Fonds informatie nodig: gegevens die je in het aanvraagformulier kunt invullen plus documenten die je kunt uploaden. Hieronder vind je een checklist die de indeling volgt van het aanvraagformulier.
Tip: verzamel de informatie voordat je begint met het invullen van het online aanvraagformulier. De bijlagen kun je als pdf uploaden. Let op: zorg dat je documenten voldoen aan de gestelde voorwaarden. Anders kunnen we je aanvraag helaas niet in behandeling nemen. Ga niet over het aantal pagina’s heen waar een maximum is aangegeven.
Checklist
Recent en actueel (max. 1 jaar oud) uittreksel register Kamer van Koophandel
Feitelijke gegevens instelling (max. 4 pagina’s)
Met een beknopte omschrijving van de collectie en de activiteiten van de instelling in de afgelopen 3 jaar, inclusief doelstellingen, doelgroepen, samenwerkingen en publieksbereik.
Plan
In het geval van een:
- Plan (max. 20 pagina’s)
Met een overzicht van de beoogde activiteiten. Motiveer ook het duurzame karakter, de manier waarop het project bijdraagt (of wil bijdragen) aan een sterkere, bruikbare digitale infrastructuur en de basis legt voor een grotere digitale zichtbaarheid van de collectie. Omschrijf ook het belang binnen de regionale en/of (inter)nationale context en de manier waarop het plan de digitale erfgoedcollectie verbetert ten opzichte van de huidige situatie. Aanvragers uit Nederland wordt ook gevraagd te omschrijven op welke manier zij NDE-compatibel werken of hoe zij deze ambitie nog willen ontwikkelen (bij aanvragen uit het Caribisch deel van het Koninkrijk is dit optioneel). Omschrijf tot slot eventuele samenwerkingsverbanden. -
Ontwikkelbijdrage (max. 20 pagina’s)
Noem de titel van het ontwikkelonderzoek, de aanvangsdatum, inhoud van het plan voor het onderzoek, eventuele samenwerkingen en de inhoudelijke motivatie.
Voor instellingen in Nederland: een bewijs van ondertekening van het Manifest Netwerk Digitalisering Erfgoed.
Voor instellingen uit het Caribisch deel van het Koninkrijk is dit optioneel.
Toepassing codes
Van instellingen verwachten we dat ze de Fair Practice Code onderschrijven, evenals de Governance Code Cultuur en de Code Diversiteit & Inclusie. Toepassing van de Fair Practice Code betekent automatisch dat de instelling de richtlijn kunstenaarshonoraria in de praktijk brengt. Beschrijf beknopt de visie op de codes en hoe deze in de organisatie zijn ingebed.
Informatieplan (optioneel voor instellingen uit het Caribisch deel van het Koninkrijk)
Met een informatieplan inventariseer, onderzoek en maak je plannen om je digitale collectie duurzaam te bewaren en nog beter te presenteren aan het publiek. Een informatieplan is gekoppeld aan de missie en visie van de organisatie en zorgt voor samenhang tussen het organisatiebeleid en de digitale infrastructuur. Instellingen in Nederland kunnen het informatieplan bij de aanvraag indienen, óf bij de eindverantwoording. Voor instellingen uit het Caribisch deel van het Koninkrijk is het optioneel om een informatieplan in te dienen bij de aanvraag of eindverantwoording.
Gespecificeerde begroting met dekkingsplan
Kijk hier voor de toelichting op de begroting voor de open oproep Digitalisering Erfgoed. Bij onduidelijkheden over een begrotingspost kan het Mondriaan Fonds achterliggende stukken (offertes) opvragen.
Indien van toepassing:
Bevestigingsbrieven van bijdragen van derden
Voeg alle brieven samen in een pdf.
Bankgegevens
We hebben het bankrekeningnummer nodig van de aanvragende instelling om het bedrag over te kunnen maken als de aanvraag wordt toegekend. Als de organisatie niet eerder een aanvraag bij het Mondriaan Fonds indiende of als het rekeningnummer sinds de vorige aanvraag is gewijzigd, upload dan een recent bankafschrift met daarop duidelijk de naam van de rekeninghouder en IBAN/bankrekeningnummer van de aanvragende instelling vermeld. Aanvragers die zijn gevestigd in het Caribisch deel van het Koninkrijk kunnen een bankafschrift of ander document van de bank aanleveren waarop naam rekeninghouder en bankrekeningnummer is vermeld.
Toestemmingsverklaringen deelnemende instellingen
Wanneer de andere deelnemende instellingen geen eigen aanvraag indienen, vragen wij om toestemmingsverklaringen voor het indienen van deze aanvraag. Voeg alle verklaringen samen in een pdf.